1. Yêu cầu

Theo dõi lộ trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa

– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe

– Đối với hoạt động SXKD phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng công cụ kinh doanh

– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lộ trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa

– Theo dõi doanh thu, chi phí, lời lãi của từng mảng kinh doanh

2. Tài Khoản và theo dõi chi phí

Tài Khoản 154

2.1. Danh mục Tài Khoản

Thực hiện định khoản chi phí, tính giá thành ở TK 154

2.2. Đối tượng chi phí

Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh

3. Nghiệp vụ vận tải

3.1 Ghi nhận chi phí trực tiếp

Ghi nhận chi phí trực tiếp

* Chi phí xăng xe:

– Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ

– Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe

– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng tuyến đường

– Định khoản chi phí xăng:

Nợ TK154

Có TK331, 111. (Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng)

* Chi phí lương lái xe

– Kế toán xác định doanh thu khi lái xe chấm dứt ca

– Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu như không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được

– Định khoản lương lái xe:

Nợ TK154

Có TK334 chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe

* Chi phí sửa chữa

– Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế vật dụng cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe

– Định khoản:

Nợ TK154

Có TK111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

* Chi phí khấu hao

– Định khoản trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng

– Định khoản:

Nợ TK154

Có TK214 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

* Chi phí khác

– Hạch toán:

Nợ TK642,641

Có TK111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe, hay phân bổ cho từng hợp đồng

3.2 Ghi nhận doanh thu trực tiếp

– Phòng kế toán căn cứ vào Bảng lộ trình xe (đã được duyệt) để lập bảng kê chi tiết doanh thu và thu tiền của nhân viên lái xe

– Hạch toán:

Nợ TK111,112,131

Có TK513,3331 chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng

3.3 Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ

– Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí điều hành Công ty (hạch toán thông thường) – không ghi nhận chi tiết

– Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng, hoặc từng đầu xe

3.4 Xác định kết quả kinh doanh

Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán:

Lãi lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ

4. Nghiệp vụ sửa chữa, bảo dưỡng

4.1 Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong Cty

Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong Cty

Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong Cty

– Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe

– Chi phí phụ tùng sửa chữa:

+ Khi mua về nhập kho

– Nợ TK152

Có TK331, 111, 112

+ Lúc xuất dùng

– Nợ TK154

Có TK152

– Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa:

Nợ TK154

Có TK334

– Chi phí khác:

Nợ TK642

Có TK331, 111, 112

– Doanh thu:

Nợ TK131, 111, 112

Có TK512, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa

4.2 Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài DN

Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài Công ty

Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài Công ty

– Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên tài xế

– Chi phí phụ tùng sửa chữa:

+ Khi mua về nhập kho

Nợ TK152

Có TK331, 111, 112

+ Khi xuất dùng

Nợ TK154

Có TK152

– Chi phí lương cho nhân viên sửa xe:

Nợ TK154

Có TK334

– Chi phí khác: Nợ TK642

Có TK331, 111, 112

– Doanh thu:

Nợ TK131, 111, 112

Có TK513,3331, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa