Công việc đầu tiên của kế toán chính là va chạm với những chứng từ kế toán thực tế. Vậy khi làm các công việc tập hợp chứng từ kế toán thì kế toán cần phải lưu ý những gì? Kế toán Đức Minh xin phép được trình bày những vấn đề trên qua bài viết dưới đây

1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thu 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ

a) Hóa đơn chứng từ hợp pháp là

- Hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

- Hóa đơn do những cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp thuận cho sử dụng.

- Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào lúc lấy: Cty có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn vốn đầu tư đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng (>=20triệu); Nhưng DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa DV này ko nằm trong khuôn khổ hoạt động đăng ký kinh doanh của Công ty đấy.

Ví dụ 1: Công ty A thỏa thuận với Tổ chức B về việc cung cấp DV kế toán. Nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Công ty A lại ko đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

b) Hóa đơn hợp lệ là:

- Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với những thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và đề nghị ghi trên hóa đơn như:

+Ghi rõ tháng ngày năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, liên hệ Công ty mua, bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản), số TK (Nếu có);

+ Ghi rõ số trình tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, TS, tiền thuế GTGT (Nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;

+ Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu như không có chữ ký của Gám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

- Hóa đơn được lập theo đúng những Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo TT số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).

1 số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đảm bảo 1 số yêu cầu sau: ko vượt mức khống chế (Như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu trả tiền, ..).

- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/người/tháng.

+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm

+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

c) Hóa đơn hợp lý là:

- Khi nói đến hóa đơn hợp lý là nhắc đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên hệ đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong khuôn khổ được cấp phép trên Giấy phép ĐKKD của DN.

Ví dụ 2: Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn ấy lúc lấy về phải xem có liên hệ đến hoạt động SXKD hay không? Hoặc hóa đơn nhiên liệu lấy về quá nhiều trong khi Tổ chức không có công cụ vận tải.

2. Chứng từ ngân hàng

- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc

- Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào TK.

- Phiếu định khoản ngân hàng:

+ Sổ phụ ngân hàng.

+ Sao kê NH.

Những chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong những khoản giao dịch mua bán hoặc những thương lượng khác liên quan qua ngân hàng của Tổ chức.

3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước:

- Là số tiền Doanh nghiệp phải nộp như:

- Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).

- Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).

- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).

- Các loại thuế, phí liên hệ.

4. Phản ánh chứng từ

- Là hạch toán các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

- Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt những hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên vật liệu, hàng hóa, … và những hóa đơn mua về, mặt hàng dùng cho cho việc SXKD của Tổ chức.