Một số điểm cần lưu ý về hoá đơn đầu vào, đầu ra mà các bạn kê toán cần phải nắm rõ khi thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn chứng từ.

Hoá đơn là một trong những chứng từ kế toán để công ty kê khai, tính thuế và khấu trừ thuế nhưng không phải hoá đơn nào cũng được kê khai, khấu trừ thuế.

Đối với hóa đơn đầu vào

Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ.
Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. cần lưu ý:

* Hóa đơn mua cùng trong một ngày
- Nếu trong cùng một ngày mua hàng hoá của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hoá đơn GTGT có giá trị dưới 20 triệu nhưng tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì vẫn phải thanh toán qua ngân hàng.

- Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì sẽ bị loại thuế GTGT của số hàng không thanh toán qua ngân hàng.

Do vậy kế toán cần phải để ý khi nhận hoá đơn của một đơn vị trong cùng một ngày phải chú ý xem tổng số tiền phải thanh toán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

* Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần
- Một hoá đơn được thanh toán làm nhiều lần thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán.

- Nếu doanh nghiệp đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không số tiền thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi kê khai thuế GTGT đầu vào.

* Thời điểm thanh toán
- Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn thanh toán mà chưa thanh toán hoặc không có chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản thì phần thuế giá trị gia tăng tương ứng với giá trị chưa thanh toán hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ bị loại ra và không được khấu trừ thuế GTGT.

* Phương thức thanh toán bù trừ
Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền mặt có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.

* Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định.
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống ( trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn ) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu công ty có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào.

* Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán
Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

* Các hóa đơn thuê văn phòng.
- Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng.

- Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

* Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào ?
Nếu hóa đơn giá trị gia tăng bị mất thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, làm biên bản ghi nhận sự việc thì sẽ được kê khai và khấu trừ thuế đối với hoá đơn đó.

 Đối với hóa đơn đầu ra

* Viết nội dung trên hóa đơn
Cần phải chú ý đến diễn giải nội dung của hoá đơn khi viết hóa đơn. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

* Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn đầu ra không
Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải kê khai bổ sung và kê khai nộp thuế.

* Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng.