Chi phí trả trước dài hạn là 1 khoản chi phí mua CCDC (CCDC) về sử dụng, được phân bổ dần trong tháng và những kỳ hoạt động kinh doanh của Cty thông qua bảng phân bổ công cụ dụng cụ (xem tại kỳ 1).

Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí có thời gian phân bổ trên 1 năm và không quá 3 năm. khi đến hạn phân bổ có thể kiểm kê và đánh giá lại CCDC.

1 - Một số trường hợp liên quan đến Chi phí trả trước dài hạn của kỳ trước tác động đến giai đoạn SXKD của kỳ hiện tại

Trường hợp 1: công cụ dụng cụ năm 2014, kế toán định khoản ghi Nợ 242 / Có 111, nhưng quên chưa phân bổ và treo số dư trên 242. Năm 2016 kế toán nên định khoản làm bút toán điều chỉnh phân bổ sang Giá vốn ghi Nợ 632/ Có 242 để triệt tiêu Dư Nợ 242 trên bảng Cân đối số phát sinh.

Trường hợp 2: CCDC cuối năm 2014, khi kiểm kê đánh giá lại CCDC nhưng cả năm 2015 cũng không phân bổ, sang năm 2016 kế toán có thể giải trình là mua về chứa vào kho chưa sử dụng, nên chưa tính phân bổ. Đầu năm 2016 khởi đầu đưa vào sử dụng nên kế toán nhập vào số dư ban đầu và tiếp tục phân bổ công cụ dụng cụ, thời gian phân bổ tối đa ko quá 3 năm.

2 - Cách rà soát và xử lý các chứng từ CCDC của những năm trước được thực hiện theo các quy trình dưới đây:

- Rà soát các Hợp đồng, hóa đơn liên quan đến những khoản chi phí này

Theo dõi Bảng phân bổ chi phí theo các năm (theo nguyên tắc Đầu – Cuối). Hàng tháng cần in bằng excel hoặc kết xuất dữ liệu từ phần mềm ra để lưu theo một cách nhất quán.

- Rà soát Chi phí trả trước đã được phân loại đúng chưa, lúc trình bày trên BCTC đã thích hợp chưa? Kiểm tra bảng Cân đối kế toán xem đã tách các khoản chi phí Nợ phải trả và chi phí hợp lý hay chưa?

Ví dụ: Viện đào tạo kế toán Đức Minh trả trước tiền thuê nhà trong 2 năm 2015 và 2016. Khi lập BCTC năm 2016 Tổ chức phân loại khoản chi phí trả trước này vào ô mã số 261: Tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

- Kế toán cần tính toán hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Ghi nhận chi phí trả trước về nguyên giá và thời điểm ghi nhận theo TT 133 và Thông tư 200 đã đúng hay chưa?

- Lưu ý:

Kế toán về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ theo Thông tư của BTC tại Điều 47/TT 200/2014-BTC quy định về nguyên tắc hạch toán TK 242 chi phí trả trước như sau:

2.1 - Theo chế độ kế toán về Thời gian Phân bổ công cụ dụng cụ

….c) Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh từng kỳ kế toán phải căn cứ vào thuộc tính, mức độ từng loại chi phí để chọn lựa cách và tiêu thức hợp lý.

d) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào những đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.”

Đặc biệt, Theo Chuẩn mực số 01 quy định về nguyên tắc phù hợp tại mục số 6 -“Phù hợp 06 có quy định thêm như sau:

“…Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải thích hợp với nhau. khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận 1 khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đấy. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của những kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.”

Từ đấy cho thấy :

Tổ chức chọn lựa thời gian phân bổ công cụ dụng cụ cho thích hợp giữa doanh thu và chi phí.

Căn cứ vào thời gian sử dụng có ích của CCDC và doanh thu tương ứng trong kỳ để xác định chi phí phân bổ của CCDC

Căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn thời gian và tỷ lệ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho phù hợp

2.2 - Theo Quy định của Luật thuế về Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

“….Đối với tài sản là bao bì luân chuyển, công cụ, dụng cụ, , … không liên quan đủ điều kiện xác định là TSCĐ theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động SXKD trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

DN tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ cho phù hợp.

Thời gian để phân bổ chi phí phương tiện, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh tối đa ko quá 3 năm.

Từ 01/01/2017 theo TT 133/2016/TT-BTC của BTC ko sử dụng Tài Khoản 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn, Tài Khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Nay gộp chung thành TK 242 (Chi phí trả trước). Thuế cho phép mở thêm TK chi tiết nếu như Công ty muốn theo dõi chi tiết ngắn hạn và dài hạn, kế toán chỉ cần vào Danh mục Tài Khoản tự đặt thêm chi tiết cho đơn thuần quản lý, Cty sử dụng phần mềm (Fast và Misa) làm theo đường dẫn sau:

Giao diện Fast: Tổng hợp / Danh mục Tài Khoản / Tích chọn TK 242 / nhân bản / TK cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / Tài Khoản mẹ: Tài Khoản 242 (tương tự cho TK 2422- Chi phí trả trước dài hạn)

Giao diện Misa: Danh mục / Tài Khoản / Hệ thống TK / Tích chọn Tài Khoản 242 / thêm mới / Tài Khoản cần thêm 2421: Chi phí trả trước ngắn hạn / TK mẹ: Tài Khoản 242 (tương tự cho TK 2422- Chi phí trả trước dài hạn)